2. Condiciones exigidas a las entidades respecto de lo libros/registros contables en Panama: 

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2.1 Registros contables fundamentales y soporto documental (Código de Comercio

 El código de comercio requiere a las empresas el mantenimiento de registros importantes de contabilidad durante todo su periodo de existencia y durante cinco (5) años desde la terminación de la gestión empresarial. Así mismo, se deben conservar documentos soportados por estos libros de forma hasta la prescripción de las acciones derivadas de las transacciones empresariales (vLex, sin fecha específica). Por consiguiente, la contabilidad no debe limitarse al “asiento”: requiere un sistema documental que asegure la reconstrucción y prueba de la transacción. 

En la republica de Panama, es fundamental, es fundamental aclarar que, los libros contables no se presentan físicamente de manera rutinaria ante las autoridades supervisoras de las empresas para su “sellado” o aprobación previa o continua como ocurría en el pasado, hoy día en su lugar, el sistema se basa en obligaciones de mantenerlos actualizados y a disposición cuando la autoridad los requiere. 

2.2 Registro contable específico para ciertos tipos de sociedades;

La legislación panameña ha introducido requisitos contables. Las reglas de la Ley 52 de 2016 sobre registros contables han proporcionado facultades fiscales y consecuencias por no cumplir estas normas (UAF, sin fecha de especificada). 

Los registros y demás documentos se mantienen hasta el momento de prescripción de las posibles acciones fiscales. 

El Departamento de Ingresos de Panama difunde recordatorios sobre las obligaciones formales y declaraciones juradas relacionadas con la declaración del ingreso a agentes residentes en virtud de disposiciones legales aplicables (Departamento de Ingresos, 2025). 

2.3 Condición cualitativa de los libros/registros contables que sirvan de base para auditoria o inspección contable; requieren cumplir algunas condiciones cualitativa

  • Integridad, sin omisiones relevantes. 
  • Orden y claridad 
  • Consistencia en criterio contables. 
  • Trazabilidad, enlace, asiento, soporte. 
  • Oportunidad, almacenamiento en el tiempo apropiado. 
  • Conservación y disponibilidad, ante requerimientos de autoridad competente. 

Continuacion

2.4 Convergencia con IFRS para los estados financieros: La obligación de la empresa en materia financiera es particularmente relevante para los estados financieros presentados bajo IFRS. El estándar IAS exige una estructura básica y compatibilidad, potenciando la transparencia financiera (Fideicomiso IFRS, 2024). La enseñanza suprior también debe tener en cuenta que, en términos académicos, la concurrencia legal y la calidad de los estados financieros se complementan, registros solidos generan estados financieros, seguros y verificables. 

3. Registro de aportaciones iniciales de los propietarios: 

3.1 Naturaleza financiera de la operación; las aportaciones iniciales forman una fuente de capital propio de la empresa(patrimonio). Al incrementar las reservas que controla la entidad, crean un activo, adicionalmente, aumentan el capital de la empresa o aportaciones. 

3.2 Proceso de Registro: 

  1. A. Soporte legal: acuerdo societario, acta constitutiva de la sociedad, acta deconstitución, acuerdo de sociedades.
  2. Soporteeconómico: Comprobante bancario o documentos de transferencias de bienes. 
  3. Valoración: efectivo por valornominativo, bienes por valor acordado. 
  4. Registro Contable: Asientoen librodiario y mayor. 
  5. Archivo: custodia de los soportes en plazos legales.

Ejemplo:  

Asiento contable, aportes en efectivo. 

Si los socios contribuyen B/.50,000 al construir la entidad: 

Debe: Bancos-B.50,000 

Haber: Capital Social (contribución de socio)-B/50,000 

Si la contribución es de bienes, debiendo el activo correspondiente (equipos, inventario, etc.) y acentuando capital/aportes por el mismo modo. 

Consideraciones importantes, todos los asientos deben estar respaldados por el comprobante de depósito bancario, recibo de caja o el acta de entrega del bien de la empresa. Estos movimientos deben reflejarse cronológicamente en el libro diario y trasladados al libro mayor. Para las sociedades anónimas es crucial mantener el Libro de Registro de Accionistas, el cual actúa como el control administrativo y legal que complementa el registro contable del capital social. 

4. Entidades ante las cuales se presentan libros/registros en Panama y hechos que los motivan. 

En nuestro país, el cumplimiento contable es riguroso, meticuloso y obligatorio para todas las personas jurídicas que hacen vida en nuestro territorio (incluyendo sociedades offshore o aquellas que no operan localmente), fundamentado principalmente en el Código de Comercio, la Ley 52 de 2016 (la cual fue modificada por la Ley 254 de 2021) y las normativas emitidas por la Junta Técnica de Contabilidad (JTC). La Ley panameña, exige que las empresas mantengan actualizados los libros contables, que los custodie hasta que la autoridad correspondiente los solicite. 

Las Instituciones con facultad para exigir la exhibición de los libros contables son las siguientes: 

  1. a) La Dirección General de Ingresos (DGI): Es la autoridad principal administrativamente hablando en cuanto a las inspecciones. Esta puede solicitar los libros durante auditorías fiscales para verificar el cumplimiento del Impuesto Sobre la Renta (ISR) entre otras responsabilidades empresariales., durante el desarrollo de auditorías fiscales o verificaciones de cumplimientos para validar la veracidad de lo declarado en impuestos como el impuesto sobrela Renta o el ITBS.
  2. b) La Superintendencia de Sujetos No Financieros (SSNF): esta entidad supervisa y controla de las a empresas que realizan actividades vulnerables

(agentes residentes, empresas de zonas francas, entre otras.) para asegurarse del cumplimiento de normas contra el blanqueo de capitales., flagelo del cual no escapan nuestros países latinoamericanos y caribeños. Supervisa el cumplimiento de las normas de prevención de blanqueos de capitales, y financiamiento del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masivas. 

  1. c) Agente Residente: este es un ente meramente administrativo., la empresa debe mantener informado sobre donde están físicamente los registros si la empresa no cumple con dicho requerimiento, el agente tiene la facultad y el deber de renunciar al cargo el cual puede paralizar la sociedad, por lo que le repercutiría en multas exorbitantes e incluso el cierre de la empresa por su incumplimiento.
  2. d) Las Autoridades Judiciales., en el marco de litigios civiles, mercantiles, quiebras o procesos de investigación penal, se explicó anteriormente.,másen la parte penal si un Tribunal en materia penal requiere la exhibición de los libros llevados obligatoriamente por las empresas, estas deben facilitarlos, pues por mandato legal se requieren, y es precisamente cuando ocurre una eventualidad de caso penal, como estafas, investigaciones por blanqueos de capitales, narcotráfico, financiamiento al terrorismo, entre otras investigaciones penales. 

5. Comparación de libro/registro (sector público/gubernamental vs sector privado) en Panamá 

   Contabilidad Pública / Gubernamental  Contabilidad Privada / Corporativa 
Marco Legal Regulador  Constitución Política de la República. Manual de Contabilidad Gubernamental Las NICSP (Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público).  Código de Comercio (Arts. 71 al 94), Ley 254 de 2021 (Registros Contables)  NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera). 
Entidad Fiscalizadora  Contraloría General de la República de Panamá. Es la institución que audita y supervisa todos los movimientos de fondos del Estado.  Dirección General de Ingresos (DGI) para temas fiscales. la Superintendencia de Sujetos No Financieros (SSNF) para temas de cumplimiento corporativo. 
Tipos de libros  Libros de Control Presupuestario (Ingresos y Gastos de Ministerios),  Tesorería Nacional y Registro de la Deuda Pública.  Libros Contables: Diario y Mayor. Libros Corporativos: Libro de Actas y Libro de Registro de Acciones.  
Objetivo  Controlar y transparentar la ejecución del Presupuesto General de la Nación. Su fin primordial es el bienestar social y el uso correcto de los fondos del pueblo.  Medir la rentabilidad, proteger el patrimonio de los socios, evaluar la salud financiera del negocio y servir de base para el cálculo de impuestos  
Confidencialidad y Acceso  Público y de libre acceso. Cualquier ciudadano puede consultarlos a través de las plataformas de transparencia de la Contraloría o del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF).  Privado y confidencial. Protegido por el secreto comercial. Solo pueden ser revisados por los dueños, sus auditores, o por la DGI/Juez de la República bajo una orden formal de exhibición.